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Japanisches Kultur Institut

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Japanisches Kulturinstitut

Datenschutzerklärung

Vielen Dank für Ihren Besuch auf der Webseite des Japanischen Kulturinstitutes.

Im Rahmen der Anmeldung und des Versandes des Newsletters, für die Nutzung der Bibliothek und die Anmeldung zu den Sprachkursen sammelt und verarbeitet das JKI personenbezogene Daten. Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten ist dabei auch für das JKI von größtem Interesse. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dabei auf der Grundlage der DSGVO. In der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie genau darüber aufklären, welche Daten von uns erhoben werden und wie diese verarbeitet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DEN NEWSLETTER DES JAPANISCHEN KULTURINSTITUTS

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Interessentinnen und Interessenten,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit dem Newsletter des Japanischen Kulturinstituts. In diesem Informationsblatt finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Versendung des Newsletters verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Registrierung erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben:

  • ● Stammdaten (Name, Geschlecht, Titel, E-Mail Adresse)
  • ● Nutzungsdaten (z.B. IP Adresse, die aufgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs)
  • ● Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • ○ Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten;
    • ○ Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • ○ Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange bis Sie den Erhalt des Newsletters abbestellen.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Versendung von Newslettern Stammdaten Art. 6
Einwilligungsmanagement (Verwaltung von datenschutz- und lauterkeitsrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen) Stammdaten, Datenschutzrechtliche Erklärungen Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen) Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind. Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Versendung des Newsletters betraut sind.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt.

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Ohne die Bereitstellung der Daten können wir Ihnen aber den Newsletter nicht zukommen lassen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DAS AUSLEIHEN DER BIBLIOTHEKSMATERIALIEN BEIM JAPANISCHEN KULTURINSTITUT

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Bibliotheksbenutzerinnen, Liebe Bibliotheksbenutzer

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit der Bibliotheksmaterialausleihe beim Japanischen Kulturinstitut. In diesem Informationsblatt finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Verleihung von Bibliotheksmaterialien verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Registrierung erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben:

  • ● Stammdaten (Name, Name des Bürgen(Falls Minderjährige), Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse)
  • ● Ausleihinformationen (ausgeliehene Titel, Beginn und Ende der Ausleihe)
  • ● Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • ○ Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • ○ Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir eigenständig generiert haben

Wir verarbeiten folgende Daten oder Kategorien von Daten, die wir selbst generiert haben:

  • ● Benutzerausweisnummer

c) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie es für die Ausführung der unten genannten Zwecke erforderlich ist.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Ermöglichen des Ausleihens von Bibliotheksmaterialien, Kontrolle der Rückgabefristen Stammdaten, Ausleihinformationen Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Kontaktaufnahme zur Aufforderung der Rückgabe bei Überschreiben der Leihfrist Stammdaten, Ausleihinformationen Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen) Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind. Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit dem Verleihen von Büchern betraut sind.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Ohne die Bereitstellung der Daten können Sie aber keine Bibliotheksmaterialien ausleihen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

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